LeadretrievalFAQs

3. Portal Web

3.1. ¿Qué es el Portal Web y qué funcionalidad ofrece?

El Portal Web da acceso a la aplicación de back-end del servicio de Lead Retrieval de Fira de Barcelona, es el interfaz central para configurar y gestionar el servicio. Tiene las siguientes funcionalidades:

  • Es el interfaz para que el usuario Administrador pueda administrar el servicio de Lead Retrieval. Se pueden visualizar las Licencias de Escaneo en uso, y el Administrador puede definir usuarios Editores, que pueden crear y gestionar encuestas, crear las etiquetas así como cargar documentos.
  • Actúa como una base de datos donde se guarda toda la información de los contactos. Ofrece la posibilidad de gestionar y editar la información de dichos contactos, añadir comentarios y notas y etiquetas, o visualizar estadísticas. La información de los contactos se puede exportar fácilmente en un fichero.CSV file para una posterior integración en su CRM.
  • Es el interfaz donde se crean, configuran y guardan las encuestas que después pueden ser accesibles desde la App. Se pueden visualizar estadísticas de las encuestas y exportar los datos.
  • Es el interfaz desde el cuál se cargan los documentos que después se pueden compartir con los clientes potenciales desde la App.

3.2. ¿Quién puede acceder al Portal Web?

Hay 2 tipos de usuario que pueden acceder al Portal Web: Administrator y Scanners.

El Administrator es el responsable del sistema de Lead Retrieval, y puede acceder a las funcionalidades del Portal Web.

Cada usuario que haya accedido el Sistema a través de la App utilizando una Licencia de Escaneo se convierte en un usuario Scanner ( escaneador ) en el Portal Web. El usuario se crea en el Portal Web en el primer login en la App. Los usuarios Scanner pueden acceder la información y estadísticas de los contactos que ellos mismos han escaneado. No pueden acceder información de otros contactos, ni crear o modificar encuestas, así como tampoco cargar documentos.

3.3. ¿Cómo creo una encuesta? ¿Qué opciones tengo y cuantas puedo crear?

Puede crear y gestionar encuestas en la sección Surveys del Portal Web. Sólo el Administrator puede crear, editar y gestionar encuestas.

Las encuestas pueden tener un número ilimitado de preguntas, que pueden tener distintos formatos: respuesta simple, respuesta múltiple, texto libre, fecha.

Se pueden asignar las encuestas particulares a diferentes usuarios creando grupos de trabajo. Puede asignarse 1 encuesta por grupo de trabajo. Una vez creada la encuesta, aparecerá la lista de usuarios que pueden asignarse a dicha encuesta.

Dentro de la configuración avanzada de Work Group se encuentra una opción para desactivar el "Fast Scan" y también si se desea que la encuesta sea obligatoria.

3.4. ¿Cómo funciona el envío de documentos?

El envío de documentos permite aportar información de valor al contacto in situ en el momento de escanear su pase. Una vez hecho dicho escaneo, el usuario puede compartir documentos tales como catálogos, libros blancos, etc con el contacto.

Es tan sencillo como cargar los ficheros en el Portal Web, en el cuál son almacenados. Después, desde la App el usuario escaneador selecciona qué ficheros enviar al contacto y se le envía un email con los links a los ficheros que han sido seleccionados. Haciendo clic en dichos links los ficheros pueden ser descargados.

3.5. ¿Cómo puedo cargar los documentos? ¿Qué formatos y cuántos puedo subir?

Se pueden cargar hasta un máximo de 10 documentos.

Los documentos pueden ser de cualquier tipo de formato estándar: pdf, word, excel, powerpoint, .zip, .rar ) y deben ser de un tamaño máximo de 5MB. También pueden ser links externos apuntando a una Intranet, a un servicio de contenido como por ejemplo Youtube, o a repositorios como por ejemplo Dropbox, Google Drive o similares.

Solamente los perfiles de Administrator pueden cargar documentos al Portal Web.

3.6. ¿Puedo tener más de 1 Administrador? ¿Qué son los usuarios Editores?

Sí puede haber más de un usuario Administrador del servicio, puede ser útil cuando hay varias personas dedicadas a la gestión del servicio de Lead Retrieval, aunque recomendamos minimizar el número de usuarios Administrator.

3.7. ¿Puedo cambiar el Company Code?

Sí, si es necesario el Company Code se puede cambiar en el Portal Web. Sin embargo, solamente el perfil Administrador puede modificarlo, y será mediante un proceso semi-automatizado que generará cifras aleatorias. Este paso está hecho para evitar problemas de seguridad y de sincronización. En caso que cambie el Company Code, por favor asegúrese de distribuir el nuevo a todos los usuarios escaneadores, ya que lo necesitan para acceder a la App de Lead Retrieval.

3.8. ¿Qué información de los contactos está disponible en el Portal Web? ¿Quién puede acceder a la información de los contactos?

La información de los contactos disponible es la definida e incluida en la base de datos de cada evento o feria. Por ejemplo, en el caso del Mobile World Congress 2017, está disponible: información de contacto, información de empresa e información de posición de trabajo.

Adicionalmente, toda la información relativa al contacto que se ha captado durante la interacción con el escaneador, como por ejemplo encuestas, notas o etiquetas, es guardada junto con la información del contacto en el Portal Web.

El usuario Administrador puede acceder a la información consolidada de todos los contactos escaneados de la empresa. Los usuarios escaneadores sólo pueden acceder a la información correspondiente a los contactos escaneados por ellos mismos.

3.9. ¿Qué estadísticas se pueden visualizar en el Portal Web? ¿Quién puede acceder a las estadísticas?

En el Portal Web se puede acceder a estadísticas de contactos, encuestas y ficheros enviados. Las estadísticas tienen muchas opciones de filtro tales como usuarios escaneadores, fecha, hora del día, etc.

Los usuarios Administradores pueden acceder a las estadísticas consolidadas correspondientes a los contactos de toda la empresa. Los usuarios Escaneadores solo pueden acceder a estadísticas de sus propios contactos escaneados.

3.10. ¿Puedo exportar información de contactos, encuestas o estadísticas?

La información de contactos, encuestas, etiquetas, notas y estadísticas se puede exportar en un fichero .CSV desde la sección ‘Leads' del Portal Web. La información de los contactos se puede importar fácilmente en su CRM desde dicho fichero.

El Administrador puede exportar los datos consolidados de toda la compañía. Los usuarios escaneadores solo pueden exportar datos correspondientes a sus propios contactos escaneados.

3.11. ¿Cuando podré acceder al Portal Web?

En el momento de la compra de una licencia de servicio en el e-commerce de Fira de Barcelona se le pedirá que entre nombre y datos de contacto de la persona que estará a cargo del servicio, en calidad de Administrador. Algunos días antes del evento o feria, el Administrador recibirá un email con el Company Code y las instrucciones de cómo acceder al Portal Web. A partir de ese el servicio está activado y usted puede empezar a configurarlo.

3.12. ¿Desde donde puedo acceder al Portal Web? ¿Puedo acceder desde un Tablet?

Puede acceder al Portal Web desde cualquier dispositivo que tenga Internet utilizando cualquiera de los navegadores habituales: Chrome, Firefox e Internet Explorer.

Se puede acceder tanto desde PC como desde Tablet.

3.13. ¿Hasta cuando va a estar la información de los contactos disponible en el Portal Web después del evento?

La información estará accesible en el Portal Web un período de 2 meses despues del evento. En caso que quiera eliminar la información del Portal Web ona vez haya lo haya exportado en un fichero CSV, puede eliminarlo desde el Portal Web.